Politique de confidentialité

1.Application et définitions

Cette politique s’applique à AQ, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés et sous-traitants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de AQ. Elle s’applique également à l’égard du site Web (https://angesquebec.com/).

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par AQ, que ce soient les renseignements des entrepreneurs et anges potentiels ou actuels, ses employés, ses ou toutes autres personnes qui a une relation avec AQ.

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa situation financière personnelle, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements financiers, renseignements bancaires et renseignements biométriques.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

2.Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de nos services chez AQ, nous limitons la collecte de données aux informations essentielles, que ce soit pour toute personne interagissant avec nous, y compris les anges, entrepreneurs, ou ceux souhaitant rejoindre notre équipe. Cette démarche inclut la collecte de noms, titres professionnels, et coordonnées lors d'interactions, et de curriculum vitae ou de contenus de courriels pour les candidatures d'emploi. Notre objectif est de respecter la confidentialité tout en assurant une communication adaptée et pertinente avec ceux qui font affaire avec AQ, ainsi qu'avec nos employés.

AQ informera les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

AQ applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

De façon générale, AQ collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, AQ doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, AQ peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où AQ peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

Dans tous les cas, AQ ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Veuillez noter que les services de AQ ne s’adressent jamais à des personnes mineures (moins de 14 ans).

Collecte auprès de tiers. AQ peut obtenir vos informations personnelles par l'intermédiaire de tiers, mais cela ne se fait qu'avec votre accord préalable, sauf dans certains cas exceptionnels prévus par la loi. Si vos données ne sont pas recueillies directement auprès de vous mais via une autre entité, vous avez le droit de demander à AQ d'identifier la source de ces informations.

Dans certaines situations, AQ peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, ou pour autrement faire affaire avec AQ. Lorsque requis, AQ recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation :

AQ veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

AQ ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que AQ veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, AQ peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité. AQ doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. AQ demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication à des tiers dans le cadre des affaires :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, AQ obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, AQ devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers  sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

• AQ peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses partenaires (ex : AQ et autres co-investisseurs) ou fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Dans ces cas, l’utilisation de ces renseignements doit être faite que dans le cadre de l’exécution du service.
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction, AQ pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par AQ soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque AQ a recours à des fournisseurs de services où les bureaux se situent hors Québec ou lorsque AQ fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Témoins de connexion (cookies) et site Web

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Web par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Le site Web contrôlé par AQ utilise des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Web.

Le site Web contrôlé par AQ utilise les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site Web seulement.
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

AQ recueille des renseignements personnels via un formulaire avec un service technologique qui dispose d’une cache dans un formulaire Web  et AQ doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

3.Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par des règlements des marchés financiers ou la réglementation applicable par l’AMF, AQ ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Selon la nature des activités d’affaires, les renseignements personnels utilisés par AQ peuvent être conservés pour des durées de quelques mois pour des CV reçus, plus de 10 années pour les dossiers inactifs d’entrepreneurs ou les cas d’employés ayant quitté l’entreprise.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, AQ s’assurera :

• de les détruire; ou
• de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par AQ doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La politique de sécurité interne définit les mécanismes de destruction sécuritaire.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par AQ concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de AQ (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

4.Responsabilités de AQ

De manière générale, AQ est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient peu importe si les supports informatiques sont sous sa responsabilité directe ou via un fournisseur infonuagique.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de AQ est une personne en autorité. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le directeur général de AQ assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de AQ ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés de AQ à l’égard des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de AQ à cet égard, le cas échéant.

5.Sécurité des données

AQ s’engage à définir, mettre en place et appliquer une politique de sécurité interne et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, AQ doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

6.Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de AQ, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par AQ et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de AQ doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à AQ quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez AQ qui y ont accès et leur durée de conservation.

7.Processus de traitement des plaintes 

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par AQ, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de AQ, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par AQ. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

AQ s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de AQ pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par AQ est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

AQ doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

8.Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de AQ, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels pour AQ

Mme Nidal Fadel
3 Place Ville-Marie
Espace CDPQ
Suite 1-100, Bureau 12350  
Montréal (Québec)

Nous vous invitons à nous transmettre vos questions et vos commentaires sur la sécurité et la protection de la vie privée à notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant le formulaire de contact disponible à l’adresse suivante : Protection des renseignements personnels